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[Life] 初めて結婚式二次会の幹事を任されたらこの段取りで進めよう

公開日: : 最終更新日:2014/10/04 私生活 , , ,

photo credit: KrazyKaty via photopin cc



まわりが次々と結婚やら公開プロポーズやらしていくお年頃なわっと(@WatOno)です。どーも。

そんな中、二次会の幹事を仰せつかったりします。信頼していただきありがたいのですが、どーしたらいいか結構不安になったりします。特に初めてのときはびびりました。幹事って何するんだよ、と。

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幹事って何するの?

だいたいその連絡は突然やってきます。

「いやぁ~今度結婚することにしたんだけどさぁ、二次会の幹事お願いしたいんだよね~」なんでしょうこのお前なら断らないよな感。断れません。「いいよー」ということで幹事になりますね。

そこから葛藤がはじまります、いや幹事って何すんだよ、と。そしてネットで検索したりします。うん、あるある。

幹事さんのお仕事は、一般的には参加者管理、場所の手配、会計、余興準備、当日進行といったところです。

スケジュール的には最低3ヶ月くらい前からやれると結構余裕もってできます。まあ1ヶ月ぐらい前からでもできなくはないです。
時期内容
90日前新郎新婦との打ち合わせ
90日~60日前スケジュールを立てる
日時、場所、予算、人数
90日~60日前アシスタント人選
幹事チーム結成、余興参加者、受付ヘルプ
60日~15日前準備
余興練習、ビデオ作製、景品、備品用意
1日前前日搬入
景品、備品搬入
当日進行

以下に僕が実際にやった方法をご紹介します。


1. 新郎新婦との打ち合わせ

幹事にご指名いただいたらまずは以下を確認します。

確認項目何を?
日付結婚式の日にちを聞く
時間当日の式、披露宴の時間を確認
披露宴は確実に予定が押すので余裕をもって二次会を開始できる時間を考える
場所披露宴の場所から遠くないところがいいよね
参加人数最初はざっくりでよし
希望どんな人呼ぶ?会社の人は来る?派手に?ゲーム重視?歓談長め?余興は?いろいろと希望を確認

まずは新郎新婦とイメージを共有しましょう。


2. スケジュールを立てる

基本的なことがわかったら、早速二次会スケジュールを立てます。

ぐるなびなんかを参考にしながら、候補の店をいくつか出し実際に新郎新婦と下見にいくのが良いと思います。雰囲気やイメージをつかんでもらう。

また実際に当日の構成についても考えます。

レストランを3時間貸し切りで利用する場合、実質の2次会の時間は2時間として、前後に30分ずつ準備、後片付けの時間を設けるとよいかと思います。こんな感じで。
時間内容
17:30~18:00幹事会場入り、受付開始
18:00~18:30二次会開始
新郎新婦入場
新郎あいさつ
ケーキ入刀
18:30~19:00歓談
19:00~19:15余興1 クイズ(5分)
余興2 歌(5分)
19:15~19:30ビンゴ大会
19:45~19:55ムービー
新郎新婦のあいさつ
19:55~20:00新郎新婦退場
ゲストお見送り
20:00~20:30精算/後片付け/撤収作業

余興やゲームをやるか、どれくらいやるかによっても変わります。


3. アシスタント人選

photo credit: Lori Photography via photopin cc


スケジュール決めと同時に、幹事チームも結成しておくべきです。幹事は、複数名いるといろいろ楽です。新郎側、新婦側数人でチーム組むとよいかも。

事前に新郎新婦と一緒に幹事チームの顔合わせをしておくと当日もスムーズです。

さらに、余興を頼む人、受付を頼む人を決める際にも、幹事チームに何人かいたほうが楽です。受け付けは新婦の友達側にお願いしたり、余興は新郎の友人たちにお願いしたり。チームで柔軟に動きましょう。


4. 準備

photo credit: Lori Photography via photopin cc


幹事チームが決まったら、打ち合わせをして予算の使い方、役割、余興のお願い、当日の構成などいろいろと確認しましょう。

当日までに準備しておきたいものは、

  • ゲームの景品
  • ゲームの備品 (ビンゴカードとかペンとか)
  • プチギフト
  • 出席者リスト
  • 両替用の1000円札
  • BGM用のCD
  • ムービー(ノートパソコン?)
  • チェキ

あたりでしょうか。それぞれ担当制にして準備するとよいでしょう。

予算はいろいろですが、主にかかるものとして、

  • レストランコース料金(料理、飲み放題、貸切代含む)
  • 備品レンタル代 (マイク、プロジェクター)
  • ウェディングケーキ代
  • 店内装飾代 (飾り付けなどでも請求されたりします)
  • ゲーム景品代
  • ゲーム備品代 (ビンゴカードとか)
  • お土産代 (新郎新婦がお見送りの際に渡すプチギフト人数分)
  • 余興準備代 (余興の種類による)

あたりが考えられます。

個人的な感覚ですが、二次会の相場は、男性一人当たりは5,000円~9,000円、女性一人当たりは4,000円~8,000円程度。高いほど景品が豪華。リーズナブルな二次会の場合はゲームや景品がないというパターンです。新郎新婦の希望にあわせてやりくりしましょう。

また結婚式はささやかに身内だけで行い、披露宴と二次会を合わせた1.5次会というパターンの場合は、会費は1万円以上になったりもします。


5. 前日

スケジュールができて、当日の段取りも決まったら後は当日を迎えるのみ。前日までに景品、備品類はまとめて入手しておきます。

レストランにも寄りますが、前日の夜に荷物を搬入させてくれるところもあるので、事前にプチギフト、ゲームの景品などは搬入しておきましょう。

また二次会から出席する人に当日搬入してもらうという方法もあります。

幹事がみな結婚式から出席するパターンの場合は、前日搬入か、事前にお願いしておくとスムーズにものごとが運びます。


6. 当日

photo credit: josemanuelerre via photopin cc



当日披露宴後は早めに会場入りして会場を再確認します。

特に店内BGMやプロジェクターまわりの確認は超重要。どこで音楽を切り替えるのか、どうやって映像を流すのかなど、確実に当日ばたつく可能性のある部分は事前に確認しておきます。

あとは始まってしまえばなんとかなります。予定通りにものごとを進めていけばよいのです。


大事なのは気持ち

どんなに計画してもイベントなので、不測の事態は生じたりします。プロジェクターの調子が悪くなったり、新郎が酔いつぶれたり。

ただ、二次会はめでたい席なのでゲストも寛容です。大事なのは新郎新婦を祝福する気持ち。それを忘れずに主役を最大級に気持ち良くさせられれば多少のトラブルはあっても会は成功っていえると思います。

頼まれたからには、最高のイベントにしたいですものね。楽しい会にしてください!

ちゃお!



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  • わっと ( @WatOno )
    東京生まれ 南カリフォルニア育ち、神戸、伊豆を経て現在は東京在住。84年生まれ/輸入コーディネーター。

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